Для того, чтобы документ, выданный, например, в Америке, был действительным в России, его необходимо надлежащим образом удостоверить.

Существует два способа удостоверения документов:

1. Проставление апостиля
2. Консульская легализация

Перечень стран, для которых НЕ нужно специальное удостоверение документов:

1. Азербайджан
2. Армения
3. Белоруссия
4. Грузия
5. Казахстан
6. Киргизия
7. Молдова
8. Российская Федерация
9. Туркменистан
10. Таджикистан
11. Узбекистан
12. Украина

Если документы были получены в этих странах, то требуется лишь приложить к документу, составленному на государственном языке, заверенный перевод на русский язык.

Если же Ваш документ предназначен для другой страны, либо был получен из другой страны, то, как уже упоминалось выше, необходимо пройти процедуру удостоверения документа. Рассмотрим подробнее два способа удостоверения документов.

1. Проставление апостиля

Апостиль - специальный штамп на национальном дипломе или ином документе для его признания за рубежом. Апостиль удостоверяет:
- подлинность подписи;
- качество, в котором выступало лицо, подписавшее документ; и
- подлинность печати или штампа, которыми скреплен документ.

Для получения апостиля, необходимо, чтобы документ удовлетворял следующим требованиям:
1. Тип документа (апостиль проставляется не на все документы)
Документы, которые подлежат апостилированию:
- документы об образовании (дипломы, сертификаты о присвоении ученой степени, аттестаты, справки из учебных учреждений, учебные планы и др.);
- справки и документы о гражданском состоянии (свидетельства о рождении, о браке, о разводе, о смерти и другие документы, выданные органами ЗАГС);
- доверенности;
- судебные решения и материалы по гражданским, семейным и уголовным делам, документы из органов прокуратуры;
- уставы;
- учредительные документы;
- патенты;
- свидетельства о регистрации;
- лицензии;
- документы, оформленные государственными и частными нотариусами.

Документы, которые не подлежат апостилированию:
- документы, составленные дипломатическими и консульскими учреждениями;
- административные документы, которые имеют прямое отношение к коммерческим или таможенным операциям, то договоры и соглашения о поставке товаров, представлении услуг, выполнении различных работ и расчетов по ним;
- оригиналы, копии и фотокопии паспортных документов;
- военные билеты;
- трудовые книжки;
- разрешение на ношение оружия;
- технические паспорта транспортных средств;
- удостоверения личности и документы, заменяющих их;
- письма.

2. Страна, для которой предназначен документ. Список стран представлен ниже 

Органы, уполномоченные удостоверять документ штампом "Апостиль"
В зависимости от типа документа, штамп "Апостиль" имеют полномочия ставить следующие органы:
- органы Федеральной регистрационной службы Российской Федерации - на документах, исходящих от подведомственных им органов и учреждений юстиции и соответствующих судебных органов, налоговых служб, а также на копиях документов, засвидетельствованных нотариально в том же нотариальном округе;
- органы записи актов гражданского состояния - на свидетельствах о регистрации актов гражданского состояния, исходящих из этих органов;
- Управление делами Генеральной прокуратуры РФ - на документах, оформляемых по линии прокуратуры;
- Министерство образования РФ проставляет "апостиль" на документах об образовании.
- отдел документально-справочной работы Комитета по делам архивов Российской Федерации – на документах, выдаваемых центральными государственными архивами Российской Федерации;
- архивные органы субъектов Российской Федерации – на документах, выдаваемых подведомственными им архивами.
Пример апостиля, полученного в Российской Федерации

Если документ, который необходимо удостоверить не отвечает этим требованиям (тип документа и страна), то в иных случаях необходима консульская легализация.

2. Консульская легализация

Легализация российских документов для использования в иностранном государстве
Порядок легализации.
1. Заверение копии документа и верности его перевода на иностранный язык в частной или государственной нотариальной конторе на территории Российской Федерации (российские документы легализуются, как правило, в нотариально заверенных копиях, исключение составляют документы об образовании образца, установленного для использования за границей, которые легализуются в консульском департаменте МИД России в подлинниках).
2. Федеральная регистрационная служба Российской Федерации свидетельствует подлинность подписи и печати нотариуса.
3. Консульский департамент МИД России подтверждает подлинность печати Минюста России и подписи должностного лица.
4. Дипломатическое или консульское учреждение государства, на территории которого документ должен быть представлен. Консул иностранного государства подтверждает на основании имеющихся у него образцов подлинность подписи и печати уполномоченного сотрудника Департамента консульской службы МИД России.